Cara Menghitung Absensi dengan Menggunakan Microsoft Excel

Tidak hanya dapat digunakan untuk menghitung keuangan, Microsoft Excel juga dapat digunakan untuk menghitung hal lain seperti absensi murid, mahasiswa, atau karyawan. Software yang satu ini memang sangat fungsional dan mempermudah segala aktivitas yang berhubungan dengan data. Pastinya sebagian besar dari Anda sudah mengetahuinya bukan?

Nah, bagi Anda yang ingin mempelajari penghitungan data, Anda bisa memulai dengan menghitung data absensi. Penghitungan data absensi ini dapat menjadi ilmu dasar bagi Anda untuk melakukan penghitungan data lain dengan Microsoft Excel. Mari kita pelajari caranya!

  1. Buat data terlebih dahulu

Buatlah tabel absensi sederhana, dengan keterangan nama murid atau karyawan, periode, hari, dan juga kolom kehadiran dan ketidakhadiran yang terdiri atas kolom sakit, izin, dan juga alpa. Kemudian, lengkapi tabel tersebut dengan nama, kehadiran, dan ketidakhadiran.

Untuk membuat dua kolom menjadi satu , misalnya untuk kolom nomor dan nama, Anda bisa gunakan fungsi Merge & Center.

  • Gunakan rumus COUNTIF
  • Menghitung absensi tak perlu lagi secara manual. Dengan rumus COUNTIF, maka Excel pun dapat secara otomatis menghitung jumlah kehadiran seseorang.

    Caranya adalah pada kolom Hadir terapkan rumus =COUNTIF(kolom kehadiran Senin-Sabtu, “tanda”). Blok kolom kehadiran pada hari Senin hingga Sabtu (dalam kasus ini, kolom D6 hingga I6), kemudian beri tanda “H” untuk kehadiran. Rumusnya akan menjadi seperti ini:

    =COUNTIF(D6:I6, “H”). Terapkan rumus ini secara manual dan jangan gunakan fitur copy-paste dari artikel ini.

    Untuk ketidakhadiran, Anda bisa blok kolom yang sama, yakni kolom D6-I6. Namun untuk tanda, ganti tanda “H” menjadi “S” untuk sakit, “I” untuk izin, dan “A” untuk alpa, sehingga rumusnya akan menjadi seperti berikut:

    =COUNTIF(D6:I6, “S”)

    =COUNTIF(D6:I6, “I”)

    =COUNTIF(D6:I6, “A”)

    Setelah menerapkan rumus-rumus di atas, maka secara otomatis kolom-kolom tersebut akan diisi dengan jumlah kehadiran dan ketidakhadiran.

  • Copy dan paste
  • Untuk menerapkan rumus di kolom-kolom berikutnya, Anda tinggal melakukan copy dan paste pada kolom-kolom selanjutnya dalam menghitung kehadiran murid pada minggu-minggu berikutnya.

    Caranya adalah copy rumus kehadiran untuk kolom hadir, begitu juga rumus sakit, ijin, dan alpa untuk kolom-kolom di bagian bawah.

    Jangan sampai salah dalam meng-copy rumus kehadiran ke dalam kolom ketidakhadiran, karena akan menyebabkan kesalahan perhitungan.

    Penghitungan absensi dengan rumus COUNTIF dalam Microsoft Excel memang sangat mudah dan cepat, terlebih jika data yang lebih banyak maka dapat mempersingkat waktu Anda. Namun, yang perlu diperhatikan adalah ketelitian Anda dalam memasukkan setiap rumus dan jangan asal blok atau klik kolom pada saat Anda tengah memasukkan rumus. Selamat mencoba!

    Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *